ฝ่ายบริหารทั่วไป

บทบาทหน้าที่ฝ่ายบริหารทั่วไป
1. งานสารบรรณ
    หน้าที่ความรับผิดชอบ  

     - เป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ เริ่มตั้งแต่จัดทำ  การรับ  การส่ง  การเก็บรักษา 
       และการทำลายให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ
       เป็นศูนย์เก็บคำสั่งกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ และศูนย์ทำลายเอกสารประจำปีตลอดจนให้คำแนะนำ
       เกี่ยวกับงานสารบรรณให้กับหน่ายงานในสังกัดกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์

2. งานช่วยอำนวยการ

     2.1 งานเลขานุการ
         หน้าที่ความรับผิดชอบ

        - กลั่นกรองหนังสือเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณา
        - ติดตามงาน แผนงาน โครงการตามที่ผู้บริหารสั่งการ
        - รับ/โต้ตอบ ประสานงานทางโทรศัพท์
        - นัดหมายตารางการประชุม (แฟ้ม บอร์ดติดผนัง สมุด มือถือ)
        - ร่าง/โต้ตอบหนังสือ
        - จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่
        - บริหารจัดการงานประชุมตามที่ผู้บริหารมอบหมาย
        - บริหารงานเอกสาร รับ-ส่งตามระบบสารบรรณ
        - อำนวยความสะดวกผู้บริหารในการเดินทางไปราชต่างจังหวัด/ต่างประเทศ
        - ขออนุมัติเดินทางไปราชการต่างจังหวัดสำหรับผู้บริหารและเลขานุการ,ยืมเงินทดรองราชการ,
          จัดทำรายงานการเดินทาง  และเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
        - จัดทำรายงานต่าง ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
        - จัดเตรียมข้อมูล จัดแฟ้มประชุม ติดตามและอำนวยความสะดวกผู้บริหารในการประชุมทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
        - ติดตามและอำนวยความสะดวกผู้บริหารในการเดินทางไปราชการต่างจังหวัด
        - อำนวยความสะดวกและเลี้ยงรับรองผู้บริหารและผู้มาติดต่อราชการ
        - ขออนุมัติเบิกจ่ายค่าตอบแทนเหมาจ่ายแทนการจัดหารถประจำตำแหน่งสำหรับผู้บริหาร
        - รายงานโทรศัพท์และโทรสาร ประจำเดือน
        - จัดทำภารกิจผู้บริหารประจำสัปดาห์
        - จัดหาผู้รักษาราชการแทน และจัดทำหนังสือแต่งตั้งผู้รักษาราชการแทน
        - Scan เอกสารและแจ้งเวียนทาง E-mail
        - ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างวัสดุและครุภัณฑ์  สำหรับผู้บริหารและงานเลขานุการ

   2.2  งานห้องประชุม
      หน้าที่ความรับผิดชอบ

      - รับจองห้องประชุมทางโทรศัพท์
      - ผู้ขอใช้ห้องประชุมส่งหนังสือขอใช้ห้องประชุม
      - ตรวจสอบการขอใช้ห้องประชุม
      - ลงทะเบียนการใช้ห้องประชุมด้วยโปรแกรมระบบห้องประชุมสามารถตรวจสอบการขอใช้ห้องประชุม
        ทาง www.dmsc.moph.go.th
      - จัดทำตารางแสดงการใช้ห้องประชุมด้วย โปรแกรมห้องประชุม  และแสดงผลทางทีวีด้วยระบบ Digital
      - แจ้งผู้รับผิดชอบประจำห้องประชุมดำเนินการจัดประชุมและตรวจสอบห้องประชุม
      - เปิดห้องประชุม  แจ้งแม่บ้านทำความสะอาดห้องประชุม
      - ตรวจสอบความพร้อมใช้ห้องประชุม เรื่องความสะอาด จัดโต๊ะประชุมแบบรูปตัว U หรือ แบบห้องเรียน (Class room)  
         สำรวจแอร์  ไฟฟ้า
      - เตรียมเครื่องโสตทัศนูปกรณ์ เช่น ไมโครโฟน   จอพลาสม่า  เครื่องขยายภาพ (LCD Projector),NoteBook
      - จัดเตรียมภาชนะสำหรับจัดอาหารว่างแลเครื่องดื่ม อาหารกลางวัน
      - ตรวจสอบจำนวนผู้ข้าร่วมประชุม
      - จัดซื้ออาหารว่าง เครื่องดื่ม อาหารกลางวัน รับรองการประชุม
      - หลังการประชุม ตรวจสอบดูแลความสะอาด ความเรียบร้อยห้องประชุม จัดเก็บภาชนะล้างทำความสะอาด
        เช็ดให้แห้ง  เก็บเข้าที่ให้เรียบร้อย
      - ขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม เป็นค่าอาหารว่าง ค่าเครื่องดื่ม และค่าอาหารกลางวัน
      - สรุปรายงานการขอใช้ห้องประชุม


3. งานพิธีการ
    หน้าทีความรับผิดชอบ

    - ประสานผู้เข้าร่วมกิจกรรมโดยทางเอกสาร/โทรศัพท์/โทรสาร
    - จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องของกิจกรรม
    - จัดเตรียมสถานที่และอำนวยความสะดวกในการจัดกิจกรรม

4. งานยานพาหนะ
    หน้าทีความรับผิดชอบ

    - บริหารจัดการยานพาหนะในความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  เพื่อสนับสนุนภารกิจของกรม
    - จัดรถอำนวยความสะดวกให้แก่บุคลากรในการเดินทางไปราชการทั้งในกรุงเทพฯ ปริมณฑล  และต่างจังหวัด
    - ตรวจสภาพ  บำรุงรักษา ส่งซ่อม และทำความสะอาด
    - ต่อภาษีรถยนต์ และต่อทะเบียนประจำปี
   

5. งานรักษาความปลอดภัยความสะอาดและภูมิทัศน์
    หน้าที่ความรับผิดชอบ

    - ควบคุม  วางระบบ  กำกับดูแลงานรักษาความปลอดภัย  จัดเวรยามรักษาการณ์  จัดทำคำสั่งผู้ตรวจเวรยามกรมฯ
      พร้อมเวียนแจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ  ติดตามการปฏิบัติงานของ รปภ. รายงาน/สรุปผล 
      และเสนอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย
    - กำกับ ดูแลการรักษาความสะอาดสถานที่ของทุกชั้น  ทุกอาคารและบริเวณโดยรอบกรมฯ  โดยมอบหมายและจัดแบ่งงาน
     ให้แก่ผู้รับจ้างเหมาบริการทำความสะอาด
    - กำกับ ดูแลการบำรุงรักษาสวนหย่อม  และภูมิทัศน์โดยรอบบริเวณกรมฯ รวมถึงการดูแลรักษาต้นไม้ภายในอาคาร 
      และห้องผู้บริหารระดับสูงของกรมฯ โดยแบ่งพื้นที่รับผิดชอบให้แก่บริษัทผู้รับจ้างเหมาดูแล
    - ตรวจสอบการขอเข้าปฏิบัติงานในพื้นที่กรมฯ  เพื่อเป็นการป้องกันเหตุกรณีการเข้าพื้นที่โดยมิชอบ / กรณีทรัพย์ราชการ
      สูญหาย – เสียหาย / กรณีแรงงานต่างด้าว
    - ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสืออนุญาตนำรถเข้าออกนอกพื้นที่กรมฯ และนำรถส่งคืนหน่วยงานต้นสังกัด


6. งานพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการ  
    หน้าที่ความรับผิดชอบ

    - ประสานและรับผิดชอบการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ของสำนักงานเลขานุการกรม
    - จัดทำแผนปฏิบัติราชการและแผนดำเนินงานตามคำรับรองการปฏิบัติราชการประจำปีของสำนักงานเลขานุการกรม  รวมทั้งติดตามประเมินผล  และรายงานหัวหน้าหน่วยงานเป็นรายไตรมาส
    - ประสานการดำเนินงานด้านพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการทั้งภายใน  และภายนอกหน่วยงาน

news ข่าวสารประชาสัมพันธ์

view all

news RSS FEED



    เริ่มนับ 01 กันยายน 2557